Das Dokumentenmanagementsystem ist heute eine Software mit der Fähigkeit, Dokumente zu erstellen, zu verteilen und die Übertragungskette im Netzwerk zu steuern.
DMS-Funktionalität
Dieses System besteht aus mehreren wichtigen Modulen zur Unterstützung von Dateneingabe, Indexierung, Dokumentenverarbeitung, Zugriffskontrolle, Dokumentenweiterleitung, Systemintegration und Speicherung.
Jedes dieser Module ist für den Ablauf und die Grundprinzipien des Dokumentenflusses im System verantwortlich. Die Arbeit mit Dokumenten im System umfasst deren Bewegung und Verarbeitung innerhalb eines Software-Toolkits.
Das elektronische Dokumentenmanagementsystem arbeitet mit verschiedenen Arten von Dokumenten:
- Geschäftsprozesse des Unternehmens(Projektmanagement, Beschaffung, Finanzen).
- Dokumentationsunterstützung von Geschäftsprozessen: (Verwaltung der Projektdokumentation, Verträgen, Ausschreibungsunterlagen).
- Archivierung von Unternehmensdokumenten.
Wie kann man ein DMS wählen?
Der Markt bietet heute viele qualitativ hochwertige Optionen, aber es ist nicht ratsam, Zeit damit zu verbringen, sie alle zu studieren, denn jeder wird beweisen, dass seine Lösung die beste ist. Je nach Aufgabenstellung und Komplexität des Unternehmens ist die Wahl eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems notwendig.
Kriterien für die Wahl eines DMS:
- Ziele der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems
- Struktur und Größe des Unternehmens
- Vorbereitungsgrad der eigenen Ressourcen
Wenn das Unternehmen groß ist und die Übertragung von Dokumenten sowohl mit Auftragnehmern als auch intern mit Einstellung einzigartige Ketten aufzubauen und strukturierte und unstrukturierte Daten zu übertragen, dann sollten Sie sich für ein System mit flexiblen Einstellungen und der Möglichkeit zur Archivierung großer Datenmengen entscheiden. Wenn die Größe des Unternehmens nicht groß ist und die Aufgaben eher lokal und überregional sind, können Sie sich auf ein einfaches und eng funktionales System beschränken.
Einführung von DMS
Der Prozess der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems kann mehrere Richtungen haben. Sie hängen von den Fähigkeiten des Unternehmens in der Phase, in der das System noch nicht implementiert ist, und den erwarteten Ergebnissen ab. Jeder Pfad hat einen anderen Installationsprozess, damit verbundene Aufgaben und Ergebnisse:
- Integration. Ein externer Service wird in das bestehende Buchhaltungssystem eingeführt, das den Mitarbeitern vertraut ist. Für die Nutzer ändert sich die Arbeitsreihenfolge nicht, aber intern werden die Prozesse besser optimiert.
- Neue schlüsselfertige Lösung mit Schulung. Dies kann entweder eine Ablösung durch eine Übernahme vom alten sein oder ein komplett neues Konzept eines Arbeitsmittels in einem Unternehmen. In jedem Fall erfordert diese Installation des Systems Schulung und Zeit für eine sichere Verwendung.
- Die Implementierung eines Systems mit den notwendigen Anpassungen für ein Unternehmen ist dann erforderlich, wenn Geschäftsprozesse eine einzigartige Datenübertragungskette vorsehen, d.h. standardisierte Lösungen nicht vollständig geeignet sind.
Vor dem Implementierungsprozess der DMS ist es notwendig, eine vorläufige Bewertung eines anderen Systems in den Geschäftsprozessen des Unternehmens durchzuführen. Es ist wichtig zu verstehen, dass sich der Service selbst bezahlt machen sollte und dem Unternehmen keinen Nachteil bringen sollte
Vorteile der DMS-Implementierung
Für viele Strukturen bedeutet die Implementierung von DMS den Verzicht auf den üblichen Papierkram. Die neue E-Document-Management-Funktionalität erscheint komplex und verwirrend, aber ihre Relevanz in den Geschäftsprozessen vieler Unternehmen bestätigt nur die signifikanten Vorteile, die die Automatisierung bietet:
- Archivierung und Informationsmanagement, Zugriffsregelung
- Sparen Sie Ressourcen, indem Sie die Kosten des Papiergeschäfts senken
- Strukturieren der Aktivitäten jedes Mitarbeiters
- Optimierung von Geschäftsprozessen
- Gewährleistung der Transparenz der Organisation
- Unterstützung des Qualitätskontrollsystems
Die Einführung von DMS in Unternehmen vereinfacht und verkürzt die Arbeitsschritte im Büro und ermöglicht die Konzentration auf die Geschäftsprozesse. Die Reduzierung horizontaler Routineaufgaben fördert die Festlegung vertikaler Ziele, was zur Entwicklung der Ressourcen und des gesamten Unternehmens beiträgt.
Mit der zunehmenden Verbreitung Cloud-basierter Lösungen für klassische Geschäftsanwendungen ergeben sich neue Möglichkeiten und eine deutlich größere Flexibilität für die dokumentengesteuerte Geschäftsprozessintegration. DMS und Dokumentenmanagement finden Einzug in Fachabteilungen und sie fordern von diesen aktiv, um die Arbeit zu erleichtern.
Laut Statistik planen immer mehr Unternehmen gezielte Investitionen in Corporate Content Management Software, insbesondere im Hinblick auf Erweiterungen und Ersatzlösungen.
In großen Unternehmen planen 17%, in naher Zukunft bestehende Technologie durch eine neue Lösung zu ersetzen, aber die Anschaffung der ersten DMS-Lösung steht bei 23% der kleinen und mittelständischen Unternehmen noch auf der Agenda.