Dokumentenmanagement

Wenn Sie auf dem Markt für elektronische Dokumentenverwaltung sind, müssen Sie als eine der ersten Fragen beantworten, ob Sie das System in Ihrem Unternehmen unterbringen oder in der Dokumentenmanagementcloud hosten lassen möchten. Während beide Optionen einen Rahmen für die Speicherung und Organisation Ihrer elektronischen Dokumente bieten, hat jeder seine eigenen Vor- und Nachteile.

Unser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die Unterschiede zwischen selbst gehosteten und von der Cloud gehosteten Dokumentenverwaltungssystemen sowie den enthaltenen Funktionen und deren Vorteilen zu verstehen. Außerdem enthält unser Leitfaden Tipps, worauf Sie bei der Auswahl eines digitales Dokumentenmanagement achten sollten.

Was ist ein Dokumentenmanagement System?

• Dokumentenmanagementsysteme sind elektronische Aktenschränke, die einen Rahmen für die Organisation aller digitalen und Papierdokumente bieten.
• Diese Systeme arbeiten mit Scannern zusammen, die Papierdokumente in digitale Versionen konvertieren.
• Dank ausgefeilter Suchmaschinen ermöglichen Dokumentenverwaltungssysteme den schnellen Zugriff auf jedes Dokument oder jede Datei. 

Zu den Funktionen, für die Sie diese Systeme verwenden können, gehören:

• Speichern verschiedener Dokumententypen, einschließlich Textverarbeitungsdateien, E-Mails, PDFs und Tabellenkalkulationen
• Durchsuchen einer gesamten Bibliothek nach einem bestimmten Schlüsselwort
• Beschränken des Zugriffs auf bestimmte Dokumente
• Überwachung, wer Dokumente anzeigt und wann
• Verfolgen von Bearbeitungen an Dokumenten
• Abrufen früherer Versionen von bearbeiteten Dokumenten
• Steuern und Regeln, wenn veraltete Dokumente gelöscht werden können
• Zugriff, Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten über mobile Geräte

Selbst gehostetes Dokumentenmanagement

• Die gesamte Software ist in Ihrem Unternehmen auf den Servern Ihres Unternehmens gespeichert.
• Selbst gehostete Systeme ermöglichen es Ihnen, so viele Dokumente und Dateien zu speichern, wie es Ihr Server zulässt.
• Die Software hat einmalige Kosten, die teilweise auf der Anzahl der Benutzer basieren. Selbst gehostete Systeme kosten normalerweise mindestens einige tausend Dollar. Einige Systeme erheben eine anfängliche Gebühr für die Software sowie Lizenzgebühren für jeden Benutzer. Darüber hinaus berechnen einige eine Installationsgebühr.
• Es gibt eine optionale jährliche Gebühr für laufenden Support und Softwareupgrades.

Vorteile: Der größte Vorteil eines selbst gehosteten Dokumentenverwaltungssystems besteht darin, dass Sie immer die Kontrolle über Ihr System haben und sich nicht auf irgendjemand anderen verlassen, um es am Laufen zu halten. Sie sind auch nicht vom Internet abhängig. Wenn Ihre Onlineverbindung ausfällt, haben Sie weiterhin Zugriff auf alle Ihre Dokumente.

Nachteile: Der Nachteil sind die hohen Vorlaufkosten sowie die zusätzlichen jährlichen Ausgaben für Softwareupdates. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Sie über ein geeignetes Sicherungssystem verfügen, da Ihre Dateien nicht automatisch in der Cloud gespeichert werden. Ein weiterer möglicher Nachteil ist, dass nicht alle selbst gehosteten Systeme sowohl mit Windows- als auch mit Mac-Computern arbeiten. Viele sind nur mit dem einen oder anderen kompatibel.

Cloud-gehostetes Dokumentenverwaltungssystem

• Die gesamte Software wird von Ihrem Provider gehostet und ist online verfügbar.
• Sie können sich von jedem Computer oder Mobilgerät, das mit dem Internet verbunden ist, bei diesen Systemen anmelden.
• Sie zahlen eine monatliche Gebühr für jeden Benutzer. Die Kosten reichen von wenigen US-Dollar bis zu 100 US-Dollar pro Nutzer, abhängig vom Anbieter, der Anzahl der von Ihnen ausgewählten Funktionen und der gewünschten Speicherkapazität.
• Der Systemanbieter übernimmt ohne zusätzliche Kosten die Softwareupgrades und Wartung.

Vorteile: Der größte Vorteil besteht darin, dass Sie kein IT-Team benötigen, um die Software zu installieren und ordnungsgemäß zu betreiben, und dass keine großen Vorabkosten anfallen. Sie können diese Systeme auch von jedem beliebigen Ort aus aufrufen, auf den Sie online zugreifen können. Außerdem müssen Sie Ihre Dateien nicht sichern, da sie automatisch in der Cloud gespeichert werden.

Nachteile: Der Nachteil ist, dass Sie auf die Gnade Ihres Anbieters angewiesen sind, um das System betriebsbereit zu halten. Wenn Ihr Anbieter ein Problem mit seinem Rechenzentrum hat, könnte er Sie daran hindern, auf Ihre Dateien zuzugreifen, bis die Situation gelöst ist. Wenn Ihre Internetverbindung fehlschlägt, können Sie außerdem nicht auf Ihre Dateien zugreifen. Cloudlösungen haben ebenfalls Speichergrenzen.

Worauf Sie in einem Dokumentenverwaltungssystem achten sollten

Wir haben unsere Experten gebeten, hervorzuheben, welche ihrer Meinung nach einige der wichtigsten Merkmale und Funktionen sind, nach denen kleine Unternehmen bei der Auswahl einer Dokumentenmanagementlösung suchen sollten:

Dateistruktur: Das System sollte eine benutzerfreundliche Dateistruktur bieten, die für Benutzer sinnvoll ist, z. B. ein Schrank-Schubladen-Ordner-Ansatz.

Suchen: Sie möchten eine Vielzahl von Optionen zum schnellen Auffinden von Dateien. Sie sollten nicht nur nach dem Namen der Datei, sondern auch nach dem Inhalt in der Datei suchen können.

Benutzerfreundlichkeit: Das System sollte für die Mitarbeiter einfach zu bedienen sein. Wenn es zu schwierig ist, erhalten Sie vom Personal keinen vollständigen Buy-In, wodurch das System weniger effektiv wird.

Mobiler Zugriff: Sie möchten ein Dokumentenverwaltungssystem, das über Smartphones und Tablets zugänglich ist.

Integration: Das System sollte problemlos in die Programme integriert werden, die Sie bereits verwenden, z. B. Ihren E-Mail-Client und die Software für die Kundenbeziehungsverwaltung.

Scannen: Die Lösung sollte mit einer Vielzahl von Scannern kompatibel sein.

Sicherheit: Mit dem System können Sie einschränken, wer bestimmte Ordner und Dateien sehen kann. Sie sollten in der Lage sein, Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter festzulegen.

Fünf einfache Schritte sind alles, um alle elektronischen und Papierdokumente zu rationalisieren und zu kontrollieren:

1. Erfassen

SCANNEN UND DATEI IMPORTIEREN. Durch die zugriffsfähige Scan- und Bildverarbeitungstechnologie können Papierdokumente schnell, effizient und einfach in einen Computer übertragen werden. Ein Scanner kann direkt mit einem PC verbunden oder in einem Netzwerk installiert werden, sodass mehrere Workstations leistungsfähigere Geräte nutzen können. Die besseren Dokumentenverwaltungssysteme erleichtern auch den Import anderer elektronischer Dateien und ermöglichen eine konsistente Indizierung aller Datensätze.

2. Index / OCR (optische Zeichenerkennung)

DATEIKLASSIFIZIERUNG. Die Indexierung mit kundenspezifischen Schränken schafft ein organisiertes, gut strukturiertes Ablagesystem und erleichtert die zukünftige Suche. Eine gut durchdachte Indexierungsstruktur innerhalb eines guten Dokumentenmanagementsystems wird wesentlich effektiver und vielseitiger sein als bestehende manuelle Verfahren und Systeme.

OCR ist ein weiteres sehr mächtiges Werkzeug für die Ablage von Dokumenten. OCR-Software erfasst den Inhalt eines Dokuments, speichert es in der Datenbank und ermöglicht den späteren Abruf durch eines der Wörter. Dies wird allgemein als Global OCR oder Ganzseiten-OCR bezeichnet.

Regionale OCR (Text aus zuvor definierten Bereichen des Dokuments) ist ebenfalls verfügbar.

3. Speichern

INTELLIGENTES ARCHIVIEREN. Langfristige und zuverlässige Dokumentenspeicherung ist einer der ersten Vorteile der Implementierung eines papierlosen Dokumentenverwaltungssystems. Als grenzenloses Archiv bringt es Wachstum und fortschreitende Technologie mit sich. Durch geeignete Back-up-Verfahren wird sichergestellt, dass die Dokumentation weitaus sicherer ist als jemals zuvor in Papierform.

4. Abrufen

SCHNELLER ABRUF. Suchen Sie Dokumente schnell, indem Sie nach Dateien suchen, die zugewiesene Indexnamen (oder Teile davon) oder Text innerhalb des Dokuments verwenden. Eines der wichtigsten Merkmale, das dabei hilft, ein gutes Dokumentenverwaltungssystem zu unterscheiden, ist eine leistungsfähige und flexible Suchfunktion, die das Abrufen für einzelne oder Gruppen von Dokumenten unterstützt.

5. Verwalten

VERWALTUNG UND SICHERHEIT. Welche Dokumente gelesen werden können und welche Aktionen an ihnen durchgeführt werden, hängt von den vom Systemadministrator erteilten Benutzerberechtigungen ab. Das Speichern, Indexieren und Anzeigen von Dokumenten sollte für autorisierte Personen oder Gruppen verfügbar sein. Die Flexibilität zur Kontrolle des Zugriffs auf das System ist jedoch wesentlich, um die darin enthaltenen Dateien zu schützen.

Dies sind die 5 Kernfunktionen eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems. Die fortschrittlicheren Systeme werden signifikante zusätzliche Funktionalität und Flexibilität beinhalten, die Möglichkeiten für größere Effizienz bei der elektronischen Dokumentenverarbeitung und Informationsverwaltung schaffen können. Die Qualität und Benutzerfreundlichkeit der Benutzerschnittstelle ist auch ein Hauptunterscheidungsmerkmal unter Dokumentverwaltungssystemen.