Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement System?

August 1, 2021

Im Zeitalter der digitalen Transformation von Geschäfts- und Geschäftsprozessen achten Unternehmer zunehmend auf den Workflow in der Organisation. Heute haben viele Unternehmen auf elektronisches Dokumentenmanagement umgestellt und sind davon überzeugt, wie sicher und komfortabel es ist.

Der Wert von EDF

Elektronischer Dokumentenfluss (EDF) ist ein automatisierter Austausch von Dokumenten über das Internet oder ein lokales Netzwerk.

Die Digitalisierung im EDF-Bereich wird durch mehrere Faktoren gleichzeitig stimuliert: die Einführung einer Kennzeichnungspflicht für eine Reihe von Produktgruppen, die Übersetzung von Personaldokumenten in ein elektronisches Format, die Unterstützung neuer Dokumentenformate durch Behörden sowie der Wunsch vieler Unternehmen, um den Dokumentenfluss mit Partnern und Kunden zu optimieren und zu vereinfachen.

Alle Branchen können das elektronische Dokumentenmanagement nutzen. Auch bei der Skalierung gibt es keine Beschränkungen: EDF beschleunigt die Entscheidungsfindung und erhöht dadurch die Geschäftsmargen. Vor allem aber reduziert die Umstellung auf „papierlose Büroarbeit“ die Kosten für Verbrauchsmaterial und Logistik um das 5- bis 10-Fache und die Kosten für die Umsetzung zahlen sich schnell aus.

Neben der Kostenoptimierung bietet die Umstellung auf EDF eine gute Arbeitszeitersparnis. Und das sind noch nicht alles: Fehler, die bei der manuellen Übertragung der Daten von Primärdokumenten entstehen, sind komplett ausgeschlossen. Und eine zusätzliche Automatisierung von Prozessen, zum Beispiel in Bezug auf Buchhaltungsbuchungen, die automatisch durchgeführt werden können, ermöglicht es der Finanzabteilung, manuelle Arbeit loszuwerden, Fehler zu beseitigen und Zeit bei der Buchhaltung zu sparen.

Hauptfunktionen von EDF:

  • Verwalten des Prozesses der Arbeit mit Dokumenten
  • Verwalten des elektronischen und Papierdokumentflusses
  • Erstellen von Berichten zu Dokumenten einer Organisation
  • Elektronische Weiterleitung von Dokumenten
  • Registrieren aller Dokumente

EDF-Arten

Externes EDF ist ein Dokumentenaustausch mit Kunden, anderen Unternehmen und Behörden. Solche Dokumente können Rechnungen, erbrachte Leistungen, Bescheinigungen, Rechnungen usw. umfassen.

Der externe elektronische Dokumentenfluss besteht normalerweise aus zwei Arten:

  • zwischen Unternehmen und Behörden
  • zwischen Geschäft und Geschäft

Internes EDF ist der Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens. Darunter fallen Anordnungen, Erklärungen, Weisungen, Dienstnotizen, Satzungen, Protokolle, Abteilungsordnungen und sonstige Dokumente. All diese Dokumente gehen normalerweise nicht außerhalb des Unternehmens.

Alle Papiere in Zahlen

Elektronische Arbeitsbücher, digitale Krankenakten, elektronische Reisepässe und Frachtbriefe sind bereits Realität. Das Verfahren zur Einführung und Pflege solcher Dokumente wurde von den zuständigen Behörden angeordnet, die im Rahmen des Landesprogramms digitale Wirtschaft die Umstellung auf EDF aktiv unterstützen. Diese Maßnahmen werden sich positiv auf den EDF-Markt auswirken. Und bald vergessen wir, dass wir für einen Vertragsabschluss einmal in eine andere Stadt fahren und Dokumente eigenhändig unterschreiben mussten.

Geschäftsprozesse erfordern einen aktiven Übergang zum EDF

Schritt 1. Wählen Sie einen oder mehrere EDF-Operatoren aus. Im Idealfall sollte das elektronische Dokumentenmanagement alle Kunden, Partner, Lieferanten und Auftragnehmer umfassen. Es ist wichtig, die wichtigsten Träger zu identifizieren, die Ihr Netzwerk von Geschäftskontakten so gut wie möglich abdecken. Auf Wunsch erfolgt eine vollständige Analyse der EDF-Betreiber und die Auswahl derjenigen, mit denen die Abdeckung Ihres Geschäftskontakt-Netzwerks optimal ist.

Schritt 2. Erstellen Sie einen Zielprozess für die Arbeit mit elektronischen Dokumenten. Ein wichtiger Bestandteil der Umstellung auf EDF ist die Prüfung der Möglichkeit der Digitalisierung des Dokumentenflusses im Unternehmen. Das Team analysiert die Arbeitsabläufe, erstellt eine Roadmap für den Übergang zum EDF, entwickelt Vorschriften und Stellenbeschreibungen, hilft bei der Identifizierung der für die Unterzeichnung verantwortlichen Personen, erstellt zusätzliche Vereinbarungen zum Übergang zum EDF für Kontrahenten und schult die Mitarbeiter, um unter neuen Bedingungen zu arbeiten.

Schritt 3. Erstellen Sie ein einzelnes Fenster für die Arbeit mit EDF.

– “ein Fenster” für alle Dokumente und Operatoren im persönlichen Konto des Mitarbeiters, ohne die Chips jedes EDF-Operators zu verlieren.

– Buchhaltung und Arbeit mit Dokumenten als ein einziger Prozess. Integration der Dokumentenverarbeitung in bestehende Buchhaltungssysteme.

Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagementsystems für Unternehmen

  • Sie reduzieren den Zeitaufwand für die Arbeit mit Dokumenten. Durch die Erstellung einer einzigen Datenbank verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach den erforderlichen Dateien. Es werden auch Backups erstellt, um eine schnelle Wiederherstellung von Dateien bei Verlust von Papier- oder elektronischen Originalen zu gewährleisten.
  • Angemessener Einsatz von Technologie und physischer Umgebung. Jetzt ist es nicht mehr nötig, Büroräume mit Papierdokumenten, Servern und anderen Geräten, die mit Papierdokumenten verbunden waren, zu verunreinigen.
  • Transparente Verwaltung und Arbeit interner Unternehmensprozesse. Das interne Dokumentenmanagementsystem hilft Managern, den Status der Dateierstellung und -bearbeitung in den verschiedenen Genehmigungsstadien zu überwachen.

Inhaltsverzeichnis:

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement System?

Was ist überhaupt ein Dokumentenmanagement System?