Was ist überhaupt ein Dokumentenmanagement System?

August 1, 2021

Dokumentenmanagement ist unter modernen Bedingungen eine komplexe Aufgabe, ohne deren Lösung echtes Chaos im Dokumentenmanagement der Organisation herrschen kann. Der Verlust von Dokumenten sowie viele andere negative Folgen des analphabetischen Dokumentenmanagements können durch die Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems vermieden werden.

Dokumentenmanagementsystem: Hauptmerkmale

Dokumentenmanagementsystem ist ein Softwarepaket, das Speicherung, Abrechnung, bequeme Suche, Sicherheit und betrieblicher Zugriff auf Unternehmensdokumente.

Die Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements sorgt für eine erhöhte Produktivität durch:

  • schnelle Eingabe von Informationen in das System
  • einfache Datenabfrage
  • automatisierter Abgleich von Papier- und digitalen Medien
  • sichere Speicherung vertraulicher Informationen
  • Wahrung der Relevanz von Daten
  • Verhinderung von Verlust und Beschädigung von Dokumenten
  • Vereinfachung des elektronischen Schriftverkehrs mit Niederlassungen, Partnern

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme erfüllen viele Aufgaben, sie lassen sich leicht an die Besonderheiten von einem besonderen Geschäft.

Die Hauptfunktionen können in fünf Hauptblöcke unterteilt werden:

  1. Anbringen von Metadaten. Bei der Strukturierung von Informationen können Sie elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen, Benutzerkennungen, Datum und andere “Markierungen” hinzufügen, die beim automatischen Abrufen und Auswählen von Informationen helfen.
  2. Integration. DMS kann sowohl ein autarkes System als auch Teil einer gemeinsamen Softwareplattform sein, die von einem Unternehmen verwendet wird, um Papierdokumente zu speichern und zu verarbeiten, gemeinsam mit ihnen zu arbeiten, fundierte Managemententscheidungen zu treffen usw.
  3. Übertragung von Papieren in elektronische Form. Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die Umwandlung von Papiermedien in digitale Medien, die Erkennung von Text für die weitere automatische Verarbeitung und die sichere Speicherung.
  4. Indizierung. Eine kompetente Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements ermöglicht es Ihnen, diese anhand von Metadaten und Indizes zu klassifizieren, was die Suche nach Informationen und die Arbeit damit vereinfacht und beschleunigt.
  5. Lagerung. Es ist viel bequemer und sicherer, Dokumente in einem verständlichen und funktionalen Softwarepaket zu speichern als in einem Büroschrank. Sie können Zugriffsrechte, Backup, Datenverschiebung einrichten.

– Übermittlung von Beschlüssen an ausübende Künstler und automatische Kontrolle ihrer Ausführung;

– Senden elektronischer Dokumente;

– Speichern elektronischer Dokumente.

Softwareprodukte des modernen DMS werden in Übereinstimmung mit den internationalen Standards ISO 9001 und dem CMMI 3-Modell erstellt.

Fernzugriff auf Dokumente

Der Fernzugriff auf Dokumente und die Kontrolle von Geschäftsprozessen ist eine Anforderung, die heute von fast allen DMS-Benutzern gefordert wird. 

Natürlich ist es unmöglich, alle Funktionen eines leistungsstarken Systems in eine Anwendung für ein mobiles Gerät zu integrieren. Aber eigentlich besteht dafür keine besondere Notwendigkeit. Es ist unmöglich, Dokumente vom Telefonbildschirm aus zu bearbeiten, diese Arbeit muss auf einem Desktop-Computer durchgeführt werden. 

Aber wenn Sie eine mobile Anwendung zur Hand haben, die Ihnen mitteilt, welche Aufgaben und Dokumente an Sie gesendet wurden, können Sie die erhaltenen Dokumente anzeigen, können Sie „im Spiel bleiben“ — beginnen Sie mit der Ausführung von Aufgaben, weisen Sie verantwortliche Ausführende der Aufgabe zu oder vereinbaren Sie ein Dokument, delegieren Sie die Ausführung der Aufgabe, lesen Sie eine dringend zu vereinbarende Vereinbarung.

Inhaltsverzeichnis:

5 Erforderliche Elemente des Dokumentenschutzsystems

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement System?