5 Erforderliche Elemente des Dokumentenschutzsystems

July 1, 2021

Wir alle haben vertrauliche Dokumente. Ob es sich um unsere persönlichen Daten oder wichtige Unternehmensdateien handelt, wir müssen sicherstellen, dass sie keinen externen Bedrohungen ausgesetzt sind. Um uns dabei zu helfen, wurden spezielle Dokumentenschutzsysteme erfunden.

Die Bedeutung des Dokumentenschutzsystems

Manche Ereignisse sind unvorhersehbar. Unser Büro könnte Feuer fangen, das Gebäude könnte bei einem Erdbeben einstürzen und Festplatten könnten jeden Moment kaputt gehen. Sie können auch unter einem Hackerangriff leiden –ohne von Fehlern aufgrund des menschlichen Faktors zu schweigen.

Wir können diese Ereignisse möglicherweise nicht vorhersagen, aber wir können versuchen, den Schaden zu minimieren. Dokumentenschutzsysteme wurden entwickelt, um Schäden durch unvorhergesehene Ereignisse zu mindern.

5 obligatorische Elemente für Ihr Dokumentenschutzsystem

Dies sind unsere fünf obligatorischen Elemente für Ihre Dokumentenschutzsysteme.

1. Backup

Regelmäßiges Backup ist einer der kostengünstigsten Schritte, um Ihre Daten zu sichern. Die Sicherung erhöht die Sicherheit, indem Dateien an anderer Stelle gespeichert werden, falls der ursprüngliche Datensatz verloren geht, zerstört oder schlimmstenfalls gestohlen und von Ihrem Server gelöscht wird. Die Sicherung Ihrer Unternehmensdaten ist ein wichtiger Schritt bei der Aktualisierung Ihres Dokumentenschutzsystems.

2. Aktivitätsverfolgung

Die Information über die Personen, die den Zugriff auf die Dokumente haben, bekommt für die Sicherheit Ihrer sensiblen Daten von entscheidender Bedeutung. Daher ist es wichtig, eine Softwarelösung zu verwenden, mit der Sie die Berechtigung zum Zugriff auf bestimmte Dateien erteilen und widerrufen können. Virtuelle Datenräume bieten ihren Benutzern oft ausgefeilte Analysen, die veranschaulichen, welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen wurden und wie viel Zeit jemand für deren Implementierung aufgewendet hat. Wenn vertrauliche Daten durchsickern, ist es viel einfacher, den Schuldigen zu ermitteln.

3. Sicherheitsprotokolle

Stellen Sie sicher, dass der Speicherort Ihrer Daten über spezielle Verschlüsselungseinstellungen verfügt. Hacker werden immer fortschrittlicher bei der Cyberkriminalität und Sie müssen sicherstellen, dass der von Ihnen verwendete Dateispeicher mit der neuesten Verschlüsselungstechnologie ausgestattet ist.

Die neuesten Technologielösungen können Daten in Ihrem virtuellen Datenraum verschlüsseln, also, selbst wenn es jemandem gelingt, das System zu durchbrechen, wird er nichts verstehen können. Es kann Ihnen viel Zeit und Nervosität ersparen, wenn Sie das Ziel eines solchen Angriffs werden.

4. Anleitung zur Nutzung der Software

Sie verwenden wahrscheinlich bereits eine virtuelle Datenraumlösung für Ihr Unternehmen. Wenn Sie vertrauliche Dokumente mit Kollegen teilen, müssen Sie sicherstellen, dass diese wissen, wie die Tools verwendet werden. Zeigen Sie ihnen, was in der Oberfläche zu tun ist und delegieren Sie klare Aufgaben. Angesichts dieser Regel sollte Ihr Dokumentenschutzsystem nahezu undurchdringlich sein.

5. Ablaufdaten der Dokumente

Unser letzter Rat, aber nicht geringerer Bedeutung liegt darin, um Ihren Dokumenten Ablaufdaten hinzuzufügen. Wenn Sie wissen, dass ein Dokument für Ihre Mitarbeiter nur für einen bestimmten Zeitraum nützlich ist, legen Sie den Gültigkeitszeitraum eines solchen Dokuments fest oder greifen Sie darauf zu. Die Mitarbeiter können nur während dieses Zeitfensters auf diese Daten zugreifen. Diese Aktion kann Ihre Daten schützen.

Schlussfolgerungen

Die Welt steckt voller Überraschungen. Es gibt viele Ereignisse, die wir möglicherweise nicht vorhersehen, aber wir können sicherstellen, dass wir den Schaden zumindest minimieren. Unser Dokumentenschutzsystem muss dazu in der Lage sein.

Diese Tipps von der Sicherung bis zum Hinzufügen von Ablaufdaten zu Dokumenten können Ihnen bei der Aktualisierung Ihres Dokumentenschutzsystems helfen. In diesem Sinne sind Sie mit ziemlicher Sicherheit auf alle unvorhergesehenen Ereignisse vorbereitet. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Empfehlungen verwenden, nicht nur eine, denn erhöhte Sicherheit führt zur Sicherheit Ihrer wichtigsten Dateien.

Inhaltsverzeichnis:

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement System?

Was ist überhaupt ein Dokumentenmanagement System?