Software für Dokumentenmanagement

September 1, 2021

Dokumentenumlauf ist in jedem Unternehmen. Es handelt sich um eine Sammlung von Informationen, die im Unternehmen erstellt und verbreitet werden oder von außen kommen oder erstellt werden, um sie außerhalb des Unternehmens bereitzustellen.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Die Dateiverwaltung für Teams ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsablaufs. Wenn viele Dokumente vorhanden sind, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass alles synchronisiert, aktualisiert und rechtzeitig geliefert wird. 

Eine gute Dokumentenmanagement-Software kann ein Team aufbauen oder zerstören, und es ist gut, etwas Verlässliches zu haben, mit dem Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten können. Sie sind auch viel sicherer, wenn Sie wissen, dass alle Ihre wertvollen Dokumente und Dateien von Software gespeichert und organisiert werden und nicht im Repository verstreut sind.

Aufgrund des fortschreitenden Digitalisierungsprozesses sparen die meisten Menschen Papierkram und denken darüber nach, wie sie jederzeit und überall auf ihre wichtigen Dokumente zugreifen können. Das Dokumentenmanagementsystem DMS ist die beste Lösung für den einfachen Zugriff auf Dokumente. Dies erleichtert den elektronischen Zugriff auf und die Verwaltung von Dokumenten.

Die elektronische Dokumentenverwaltung umfasst externe und interne Dokumente. Der einzige Unterschied besteht darin, dass es sich um die Erstellung elektronischer Dokumente handelt – Dokumente, in denen Informationen in Form von elektronischen Daten erfasst werden. Das Hauptmerkmal des elektronischen Dokumentenmanagements ist die Tatsache, dass anstelle von Papier elektronische Dokumente zum Zwecke der Akkumulation, Bereitstellung von Informationen sowie des Austauschs erstellt werden.

Die Arbeitsschritte mit der elektronischen Dokumentenverwaltung umfassen die folgenden Aktionen mit Dokumenten: Erstellung; Verarbeitung; Senden; Erhalten; Empfangsbestätigung; Verwendung; Aufbewahrung.

Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Offensichtlich lässt die elektronische Dokumentenverwaltung im Vergleich zum Papier zu, die Planung der Tätigkeit des Unternehmens, die Buchhaltung und die Kontrolle auf allen Etappen der Verwaltung auf ein neues Niveau zu bringen — das komplexe Herangehen, die Systemanalyse und die Prognosen. Und dies wiederum erhöht die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens bei häufigen Krisen und reduziert Risiken bei Unsicherheit.

Spart Zeit und Ressourcen

Das Erstellen elektronischer Dokumentvorlagen spart Zeit für neue Dokumente und reduziert das Fehlerrisiko; der elektronische Austausch von Dokumenten ist schnell, ohne Papier-, Druck- und Kurierkosten; die automatische Suche nach beliebigen Abfragen beschleunigt die Arbeit und wirkt sich direkt auf die Produktivität aus.

Elektronisches Dokumentenmanagement kann den Prozess erheblich beschleunigen: Die Abstimmung von Details und das Unterschreiben von Dokumenten kann mehrere Stunden dauern. Und dementsprechend den Arbeitsbeginn oder die Erbringung von Dienstleistungen oder Waren, Abrechnungen, den Erhalt von Arbeitsleistungen usw. erheblich beschleunigen.

Kombiniert alle Informationsflüsse des Unternehmens

Ein großes Plus ist die Tatsache, dass elektronische Dokumente in einem einzigen elektronischen Informationsraum erstellt, bearbeitet, genehmigt, verwendet und gespeichert werden können, wodurch Verwechslungen und Informationsverluste vermieden werden.

Sie können auch die Anzahl der Teilnehmer und Benutzer anpassen, indem Sie Zugriff auf das elektronische Dokumentenmanagementsystem gewähren. Und auch — einfache Erfassung von Input- und Output-Informationen, Kontrolle der Aufgabenerfüllung

Vereinfacht die Verwaltung

Dies erleichtert die Verteilung von Aufgaben unter den Darstellern, die Überwachung des Leistungsstatus in allen Phasen und die Bereitstellung von Online-Informationen jederzeit und überall.

So wechseln Sie zum elektronischen Dokumentenmanagement

Der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement bedeutet für ein Unternehmen die Übersetzung aller Dokumentenflüsse in eine digitale elektronische Form und die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung. Das Unternehmen hat das Recht, den Auftrag des elektronischen Dokumentenmanagements selbstständig zu entwickeln und die Software für seinen Betrieb auszuwählen. Einzige Voraussetzung ist die Einhaltung der aktuellen Gesetzgebung im Bereich.

Die Routinearbeit mit elektronischen Dokumenten (z. B. Vertrag) sieht vor:

  • Erstellung eines elektronischen Dokuments (in der Regel über eine Vorlage, ein bestimmtes Format, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet)
  • Unterschreiben eines elektronischen Dokuments mit dem ausgewählten Dienst (online mit einem speziellen Schlüssel mit Zeitstempel)
  • Senden eines elektronischen Dokuments an die Gegenpartei (im Hinweis über das Senden)
  • Empfang eines Dokuments von einem Auftragnehmer mit Unterschrift

Elektronische Dokumentenverwaltungsdienste

Der Softwaremarkt bietet heute eine Vielzahl von Softwarelösungen für Unternehmen zur Implementierung oder Verbesserung elektronischer Dokumentenmanagement — sowohl intern als auch extern. Es gibt viele kostenlose Dienste, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Der Einstieg ist ganz einfach: Erstellen Sie einfach ein persönliches Konto und eine elektronische digitale Signatur. Juristische Person hat die Möglichkeit, Buchhaltungs- und Rechtsdokumente mit Auftragnehmern auszutauschen, und zwar: Verträge, Rechnungen, ausgeführte Arbeiten, Rechnungen usw.

Alle Dienstleistungen sind in der Regel rund um die Uhr ohne Wochenenden verfügbar, d.h. jederzeit. Sie gewährleisten auch ein ausreichendes Sicherheitsniveau in Bezug auf Vertraulichkeit und Datenaufbewahrung und können qualifizierten technischen Support leisten.

Inhaltsverzeichnis:

5 Erforderliche Elemente des Dokumentenschutzsystems

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement System?